Her finner du Samfunnsbedriftenes sjekkliste for omstilling.
Omstilling er en del av hverdagen i norsk arbeidsliv, også i kommunalt eide bedrifter.
Vi har laget en veileder og sjekkliste som er ment å være til hjelp når bedriften står overfor endringer, det være seg på grunn av mindre inntjening/dårlig økonomi, innføring av ny teknologi med tilhørende behov for ny kompetanse eller mangel på arbeidskraft.
Sjekklisten gir tips til hvordan arbeidsgiver kan gjennomføre gode prosesser, med riktig involvering av tillitsvalgte og andre relevante aktører.
Hva er omstilling?
Med omstilling menes endringer i driften, organiseringen eller kompetansekrav som får konsekvenser for de ansatte. Det siktes primært til planlagte og strukturelle endringer som påvirker organisering, bemanning eller tjenestetilbud, og der bedriftsledelsen og arbeidsgiver må ta aktive styringsgrep for å komme i mål. Endringer over tid som løpende fanges opp og blir en del av den daglige driften, faller utenfor det vi i denne veilederen tenker på som omstilling.
Omstilling i bedriften må være forankret i styrende organer.
Eksempler på årsaker til omstilling og omstillingsbehov:
Bortfall av oppgaver og tjenesteområder, eller pålegg om nye
Endrede økonomiske rammebetingelser, herunder sviktende inntekter
Kutt i overføringer eller tilskudd fra eierkommuner
Krav fra eiere eller styre om å ta ned aktivitet og kutte kostnader.
Nye lovkrav – som endrer arbeidsmåter og kompetansebehov i bedriften
Implementering av ny teknologi (digitalisering, automatisering og KI)
Flytting av virksomhet, arbeidsplasser eller anlegg til nytt sted
Organisatoriske endringer, herunder flytting av funksjoner, sammenslåing eller deling av enheter eller avdelinger
Overtallighet og behov for nedbemanning
Arbeidsgivers styringsrett
Et sentralt spørsmål ved omstilling er hvilke endringer som kan gjennomføres i kraft av styringsretten.
Med styringsretten menes den adgangen arbeidsgiver har til å gjøre endringer med konsekvenser for de ansatte, og som de ansatte må akseptere.
Arbeidsgiver bør så tidlig som mulig i en omstillingsprosess avklare hva som kan gjennomføres gjennom ved bruk av styringsretten og/eller ved frivillige løsninger.
I denne sammenheng vil alle endringer som kan gjennomføres ved enighet og avtale være en fordel. Se nærmere om styringsretten under punkt 2 i sjekklisten.
Dersom omstillingen innebærer overtallighet og behov for nedbemanning, må dette enten løses gjennom frivillig/naturlig avgang, eventuelt med bruk av sluttavtaler, eller ved oppsigelser. etter aml. kapittel 15. Se nærmere om dette under punkt 8 i sjekklisten.
Partssamarbeid og medvirkning
Ved omstilling står det lokale partssamarbeidet sentralt. Arbeidsgiver må involvere de tillitsvalgte så tidlig som mulig, og det er en fordel om partene kan oppnå en felles virkelighetsforståelse om både behovet for endringer og hva som må gjøres.
Det må videre gjennomføres formelle drøftingsmøter i samsvar med regler i Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven, der de tillitsvalgte får medvirke og komme med sitt syn. Se nærmere om dette under punkt 4 og 5 i sjekklisten.
Det oppfordres ellers til regelmessig dialog og mest mulig åpen informasjon til både tillitsvalgte og ansatte når virksomheten står foran og gjennomfører omstilling.
Samlet kan dette legge til rette for gode prosesser og konstruktivt samarbeid med de tillitsvalgte underveis, og forutsigbarhet for de ansatte.
Virksomheten/arbeidsgiver må sikre at alle deler av omstillingen, partssamarbeidet og medvirkningen dokumenteres skriftlig.
Sjekkliste
Det er bedriftsledelsens ansvar å fange opp og identifisere behovet for omstilling. Med bedriftsledelsen siktes det her til styret og daglig leder/ledergruppen, eventuelt disse i fellesskap. Man må så tidlig som mulig:
Identifisere omstillingsbehovet – hva, hvorfor og når
Gjøre en foreløpig kartlegging og vurdering basert på omstillingsbehovet av:
Hvilke deler av virksomheten som berøres
Konsekvenser for organisering, arbeidsoppgaver og de ansatte
Risikoer og kostnader ved omstillingen (herunder økonomi)
Resultat og oppnådd mål etter gjennomført omstilling
2.1. Hva er arbeidsgivers styringsrett?
Styringsretten er arbeidsgiverens rettslige adgang til å lede, organisere, fordele og kontrollere arbeidet, og som de ansatte må akseptere. Den er ikke lovfestet, men er basert på det over- og underordningsforholdet som følger av arbeidsavtalen, der arbeidstaker stiller til sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Styringsretten må utøves innenfor rammen av lover og forskrifter, og de avtaler arbeidsgiver er bundet av, særlig tariffavtaler og de individuelle arbeidsavtalene. Saker som omhandler hvor langt arbeidsgivers styringsrett strekker seg, har blitt behandlet i domstolene flere ganger, se fotnote nederst.
2.2. Individuelle vurderinger for den enkelte ansatte
Flere endringer i en omstillingsprosess kan besluttes ensidig av arbeidsgiver (etter drøfting med de tillitsvalgte) fordi de anses å ligge innenfor styringsretten. Samtidig kan enkelte av endringene være så vesentlige at de sannsynligvis ligger utenfor styringsretten. Når endringer som følge av nødvendig omstilling ligger utenfor styringsretten og arbeidsgivers alminnelige handlingsrom, må dette løses enten gjennom enighet og avtale med den ansatte, eller ved at arbeidsgiver gir en endringsoppsigelse (se punkt 2.5 nedenfor).
Arbeidsgivers bruk av styringsretten til å gjøre endringer må alltid være saklig begrunnet, og heller ikke mer inngripende for den ansatte enn nødvendig.
2.3 Arbeidsavtalens betydning
Arbeidsavtalen for den enkelte ansatte har som nevnt sentral betydning for hvilke endringer arbeidsgiver kan gjøre under omstilling. Arbeidsavtalen kan inneholde opplysninger om arbeidsområde, arbeidssted, lønn og andre betingelser som anses som bindende mellom partene, og som ikke kan endres ensidig av arbeidsgiver. Hvis det står klart i arbeidsavtalen og det ellers går frem av saken at den ansatte er tilsatt i en «dagtidsstilling», er det ikke sikkert at arbeidsgiver ensidig kan bestemme i kraft av styringsretten at den ansatte skal over i turnus. Handlingsrommet for endring er derimot større der arbeidsavtalen for eksempel inneholder formuleringer som «med arbeidssted for tiden» eller «de oppgaver som til enhver tid ligger til stillingen». Arbeidsgiver bør derfor være særlig oppmerksom på arbeidsavtalenes innhold og ordlyd ved planlagte endringer.
2.4. Krav til prosess og saksbehandling
Selv om arbeidsgiver har adgang til å beslutte endringer innenfor styringsretten, herunder innenfor den ansattes arbeidsavtale, så kan det være bestemmer i lov eller tariffavtaler som tilsier at partene må ha en prosess rundt endringen. Blant annet skal endringer i arbeidsforholdet av en viss størrelse drøftes med den ansatte og dennes tillitsvalgte først. Brudd på saksbehandlingsregler om drøfting, medbestemmelse etc. kan medføre at man likevel er utenfor styringsrettens grenser.
2.5. Hva gjør arbeidsgiver når endringen ligger utenfor styringsretten?
Dersom endringen og omstillingen for den ansatte ligger utenfor arbeidsgivers styringsrett, må den eventuelt gjennomføres på andre måter. Det beste er om arbeidsgiver og arbeidstaker drøfter saken og blir enige om en ny arbeidsavtale som dekker endringene og den «nye» stillingen. Hvis det ikke er mulig å oppnå enighet, er alternativet at arbeidsgiver bruker endringsoppsigelse. Dette betyr at den ansatte sies opp fra sin nåværende stilling samtidig som vedkommende får tilbud om en ny passende stilling i virksomheten. En slik prosess må følge de samme saksbehandlingsregler som gjelder for vanlige oppsigelser etter arbeidsmiljøloven kapittel 15, og arbeidstakers tillitsvalgte skal involveres i saken.
2.6. Noen eksempler på endringer i en omstilling
Nedenfor har vi listet opp noen endringer og tiltak som kan være relevante i omstillingssammenheng, og som kan illustrere hva som normalt kan ligge innenfor og utenfor styringsretten.
Normalt innenfor styringsretten
Organisasjonsendringer med ny avdelings- og organisasjonsstruktur
Omlegging av turnus og arbeidstidsordning innenfor gjeldende regel- og avtaleverk
Innføre nye arbeidsmetoder, herunder nye kompetansekrav til ansatte
Legge om interne arbeidsrutiner/praksis, f.eks. oppmøtested, kjøreruter
Endring i interne rapporteringsrutiner-/linjer
Endring i interne incentivordninger, herunder seniorpolitiske tiltak
Justere eller endre stillingsbeskrivelser
Endring i arbeidsoppgaver innenfor en stilling eller stillingskategori
Endring i stillingstittel
Flytte/omplassere ansatte mellom lokasjoner/til nytt arbeidssted
Overføring av ansatte til annen avdeling
Bortfall av tilleggsfunksjoner, inkl. avtalte funksjonstillegg
Bortfall av personalansvar, budsjettansvar ol.
Normalt utenfor styringsretten
Vesentlige endringer i stillingens innhold, oppgaver, ansvar eller nivå
Flytte ansatte til en annen del av konsernet (til annet rettssubjekt)
Reduksjon av fastlønn (inngrep i en sentral rettighet)
Overføring/omplassering av ansatt til en «dårligere» stilling
Overføring til helt annen type stilling (fra sjåfør til sekretær)
Endring av arbeidssted med mer enn én times økt reisevei til/fra
Endringer som forandrer stillingens grunnpreg og kjennetegn (det sentrale innholdet/kjerneoppgaver)
Manglende saklighet og mangelfull saksbehandling
For å få en god start på omstillingsarbeidet kan det være en fordel om arbeidsgiver forholdsvis tidlig i prosessen tar initiativ til et informasjonsmøte med de tillitsvalgte.
I møtet kan arbeidsgiver gjøre rede for sine foreløpige vurderinger av behovet for omstilling og hva den kan bety for de ansatte, og samtidig invitere de tillitsvalgte til å komme med sitt foreløpige syn.
Relevant faktagrunnlag for omstillingen kan legges frem så langt det er mulig og etter arbeidsgivers vurdering.
Samlet kan den innledende dialogen bidra til at arbeidsgiver tidlig fanger opp innspill og spørsmål eller avdekker behov som kan være relevante å ha med i den videre prosessen.
Videre kan den legge et grunnlag for gode og konstruktive drøftinger og samarbeid med de tillitsvalgte på et senere tidspunkt.
Før det treffes en endelig omstillingsbeslutning, må arbeidsgiver drøfte omstillingen med arbeidstakernes tillitsvalgte og drøftingene bør skje i møte.
Drøftingsplikten fremgår både av arbeidsmiljøloven kapittel 8 og Hovedavtalen Del C § 3-1-1 og § 3-1-3 a). Den skal bidra til å sikre at de tillitsvalgte får fremme sine synspunkter og medvirke i spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold. Drøftingsplikten innebærer ikke noe krav om at partene må bli enige (som i forhandlinger). Poenget er at alle relevante forhold skal på bordet og drøftes.
Arbeidsgiver må:
Kalle inn de tillitsvalgte så tidlig som mulig til formelt drøftingsmøte, sammen med oversendelse av relevant dokumentasjon (faktagrunnlag) for omstillingsbehovet.
Gjennomføre drøftingsmøte/-er som blant annet dekker følgende:
Informasjon fra arbeidsgiver om bakgrunn og mål for planlagt omstilling. Arbeidsgiver må blant annet gjøre rede for hvorfor omstilling er nødvendig, hvordan den kan gjennomføres, hva den kan innebære for de ansatte, samt hvilke virkemidler som er aktuelle for å gjennomføre omstillingen, herunder om bruk av styringsretten.
Gjennomgang av dokumentasjon som underbygger omstillingsbehovet. Felles faktagrunnlag er viktig. Dette kan være nøkkeltall for virksomheten (regnskap, prognoser, økonomisk situasjon), bransjetrender, nye krav i lov og forskrift, pålegg fra styre eller nye krav fra eiere, endrede arbeidsmetoder og behov for opplæring av ansatte, uttreden fra selskapet, mv.
Drøfting mellom partene av omstillingsbehovet og hva dette kan bety for virksomheten og de ansatte, herunder blant annet videre kompetanse- og bemanningsbehov, eventuelt om omstillingen kan medføre behov for ny rekruttering, eller mulig overtallighet. Drøftingen må også omfatte tidsplan for gjennomføring. Det anbefales å bruke god tid til tilstrekkelig drøfting, slik at de tillitsvalgte får reell mulighet til å fremme sine synspunkter.
I de tilfeller bedriften/arbeidsgiver ikke finner å kunne ta hensyn til de tillitsvalgtes anførsler, skal dette grunngis. Det er som nevnt ikke et krav om at arbeidsgiver og de tillitsvalgte må bli enige under drøftingene, selv om det for det videre omstillingsarbeidet nok kan være en fordel.
Fra drøftingen (-e) skal det settes opp et referat som undertegnes av begge parter (se nærmere under punkt 5).
Det fremgår ellers av Hovedavtalen Del C § 3-2 e) at «Tillitsvalgte skal informere arbeidsgiver om forhold som vil ha betydning for bedriften.» Dersom de tillitsvalgte har kunnskap om slike forhold som er relevante i en omstillingssammenheng, må arbeidsgiver kunne forutsette og forvente at dette legges frem i drøftingsmøtet.
Arbeidsgiver har ansvaret og bevisbyrden for at omstilling gjennomføres i tråd med gjeldende lov og avtaleverk.
Dokumentasjon av prosessen underveis er derfor viktig for å vise at de arbeidsrettslige forhold for den enkelte ansatte er ivaretatt, og at sentrale bestemmelser om medvirkning er fulgt, herunder at relevante forhold er drøftet med de tillitsvalgte.
Møter med de tillitsvalgte må dokumenteres skriftlig. Dette gjelder formelle drøftingsmøter i iht. Hovedavtalen Del C § 3-1-1 og § 3-1-3 a, og aml. § 8-1 og 8-2, der det i alle tilfeller skal utformes møtereferat til signering av begge parter.
Referat fra drøftingsmøter må inneholde:
Hva som ble drøftet
Partenes synspunkter
Resultat og konklusjon fra møtet
Dersom det gjennomføres andre møter med de tillitsvalgte som i hovedsak består av informasjon og dialog, bør også disse møtene oppsummeres skriftlig med et referat, og deles mellom partene i etterkant.
Arbeidsgiver bør utarbeide en plan for gjennomføring av omstillingen fra A til Å. Dette for å sikre at omstillingen kan skje i samsvar med omstillingsbehovet, og at prosessen ikke sporer av eller trekker unødig ut i tid.
Langvarige omstillingsprosesser tærer på arbeidsmiljøet og kan medføre at omstillingen krever mer ressurser enn nødvendig. Planen kan utformes på mange ulike måter, men overordnet bør den minst dekke følgende:
Hva som skal gjøres og til hvilken tid – en tidslinje
Hvem som har ansvaret for å iverksette
Tidspunkter for drøftinger med de tillitsvalgte
Hvordan arbeidsmiljøet for de ansatte kan ivaretas underveis
Bruk av ressurser underveis (både økonomiske og administrative)
Tidspunkt for når omstillingsarbeidet skal være sluttført
Det bør tas høyde for tidsmessig justeringer av planen ved behov og ved uforutsette hendelser. Planen bør gjøres tilgjengelig for både tillitsvalgte (som har vært med og drøftet den) og de ansatte i virksomheten.
Omstilling i bedriften kan skape usikkerhet og motstand, særlig dersom det er snakk om større endringer og omorganisering.
Arbeidsgiver har etter aml. kapittel 4 ansvar for at både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig til enhver tid, og dette blir særlig viktig å passe på når bedriften er i endring og omstilling.
Det er ingen egne bestemmelser i lov eller tariffavtaler som fastsetter en plikt for arbeidsgiver til å informere de ansatte i forbindelse med omstilling. Det forutsettes at de tillitsvalgte, som representere de ansatte i den sammenheng, holder sine medlemmer orientert og forankrer sine innspill hos dem.
Arbeidsgiver vil likevel som regel være tjent med at de ansatte får informasjon direkte fra arbeidsgiver både i forkant av og underveis ved omstilling. Informasjon og anledning til å stille spørsmål og evt. komme med bekymringer, kan skape økt trygghet og forståelse for det som skjer.
Måten det informeres på og hvor ofte, må arbeidsgiver selv ta stilling til ut fra virksomhetens størrelse og omstillingens omfang.
Som nevnt kan omstilling av og til medføre overtallighet og behov for nedbemanning. Dette er en krevende situasjon for alle berørte. En god løsning kan være om overtalligheten i første omgang søkes løst ved frivillighet og avtaler (evt. sluttavtale) mellom arbeidsgiver og enkelte ansatte.
Arbeidsgiver kan gjennom samtaler med den enkelte ansatte kartlegge hva vedkommende selv tenker eller ønsker om arbeidsforholdet sitt i det videre, og dermed skaffe en oversikt over muligheter for frivillige og enighetsbaserte løsninger.
Dersom bedriftens ledelse ser at omstilling i virksomheten fører til nedbemanning og frivillige løsninger (gjerne etter en kartlegging som nevnt) ikke lar seg gjennomføre, må arbeidsgiver gå til oppsigelse. Man må da følge de alminnelige reglene for opphør av arbeidsforhold etter arbeidsmiljøloven kapittel 15, eventuelt også reglene om enkeltvedtak etter forvaltningsloven kapittel IV og V.
Punkt 1-7 over vil langt på vei også ha relevans ved overtallighet og nedbemanning. Ikke minst må det brukes god tid på kartlegging og vurderinger av de forhold som etter arbeidsgivers syn medfører overtallighet (punkt 1), og arbeidsgiver må tidlig gå i dialog og gjennomføre drøftinger med de tillitsvalgte iht. Hovedavtalen Del C § 3-1-1 og § 3-1-3 og aml. kapittel 8.
Ved planlagt nedbemanning i virksomheten, er det to forhold som alltid skal drøftes med de tillitsvalgte før noe besluttes. Det er fastsettelse av:
Utvalgskrets
Utvalgskriterier
Utvalgskrets handler om å definere hvilken del av virksomheten som skal nedbemannes. Den klare hovedregel er at hele virksomheten og alle ansatte skal vurderes.
Det er adgang til å begrense utvalgskretsen til en nærmere bestemt del eller enhet, men bare dersom det foreligger saklige og dokumenterbare grunner til dette.
Utvalgskriterier er de kriterier som arbeidsgiver bruker til å velge ut hvilke arbeidstakere innenfor utvalgskretsen som skal sies opp. Saklige kriterier vil iht. gjeldende rett særlig være kompetanse, ansiennitet og sosiale hensyn, og disse skal settes opp i en prioritert rekkefølge.
Normalt bør kompetanse prioriteres høyt slik at virksomheten kan få med seg den arbeidskraft og kompetanse den faktisk har behov for etter omstillingen.
Det anbefales at bedriften søker juridisk bistand på et tidlig tidspunkt når omstilling medfører overtallighet og behov for nedbemanning.
Arbeidsgiver har ansvaret for at omstillingen gjennomføres i henhold til overordnede beslutninger og etter fastsatt tidsplan.
Det er også arbeidsgiver som har ansvaret for at bestemmelser i lov og avtaleverk om medvirkning og drøfting med arbeidstakernes tillitsvalgte ivaretas gjennom omstillingsarbeidet og på riktige tidspunkter.
Ved omstilling i en kommunalt eid bedrift står Hovedavtalen Del C § 3-1 og § 3-2 sentralt. Videre fastsetter arbeidsmiljøloven kapittel 8 også regler om informasjon og drøfting med tillitsvalgte.
Det sentrale å huske i partssamarbeidet ved omstilling er at:
de tillitsvalgte involveres og får informasjon så tidlig som mulig, og
alle relevante forhold som vedrører eller får betydning for de ansatte, drøftes med de tillitsvalgte så tidlig som mulig og før det treffes beslutninger.
En gjennomført omstilling bør som hovedregel evalueres i etterkant. Arbeidsgiver står fritt når det gjelder metode for evaluering.
Den bør gi de ansatte og tillitsvalgte mulighet til å komme med sine synspunkter etter at ny organisasjon har satt seg, eller i rimelig tid etter at omstilling er gjennomført.
Evalueringen kan gjelde både måten omstillingen er blitt gjennomført på og/eller hvorvidt den «nye» organisasjonen synes å fungere. Resultater fra evalueringen bør legges frem for styret i virksomheten, og eventuelt følges opp med tiltak.
Læringspunkter bør dokumenteres for senere omstilling.
Vi gir deg siste nytt fra skjæringspunktene mellom fag og politikk, og mellom arbeidsliv og jus. Du får relevante og forståelige nyheter rett i innboksen din.
